Katharina Klumpp - coaching & training

11 Hacks für produktive (Remote-)Teams

Wünschst du dir ein leistungsstarkes Team, doch die Frage ist, wie du als Führungskraft aktiv dazu beitragen kannst? Die 11 nachfolgenden, leicht umsetzbaren Hacks geben Anregungen wie Produktivität im Sinne einer nachhaltigen Zusammenarbeit entfaltet werden kann - ob offline oder remote.

HACK № 1: (Nicht)-Erwartungen kommunizieren

So simple es klingt, so entscheidend ist es: Mitarbeiter*innen können nur solche Erwartungen erfüllen, die sie auch kennen. Deswegen gilt: Kommuniziere deine Erwartungen hinsichtlich eurer Zusammenarbeit klar und deutlich.

Finde hierzu die Antwort auf die vier Fragen:

  • Was ich von dir erwarte

  • Was ich nicht von dir erwarte

  • Was du von mir erwarten kannst

  • Was du nicht von mir erwarten kannst

Frage zudem deine Mitarbeiter*innen nach seinen*ihren (Nicht-) Erwartungen an dich. So gestaltest du eine offene Zwei-Wege-Kommunikation, die Vertrauen schafft. Spoiler: Es kommt zu ungeahnten Überraschungen ;) Geht gemeinsam in einem 1on1-Erwartungsgespräch durch eure Antworten. Haltet das Ergebnis anschließend schriftlich fest. Da sich Erwartungen im Zeitablauf verändern können, ist es entscheidend, dass ihr das (Nicht-) Erwartungsgespräch in regelmäßigen Abständen führt – je nach Unternehmen und Veränderungsgeschwindigkeit empfiehlt sich dieses Gespräch einmal im Jahr zu führen.

HACK № 2: Ziele gemeinsam formulieren

Initiiere hierfür ein 1on1-Entwicklungsgespräch mit deinem*r Mitarbeiter*in. Zur Vorbereitung bitte deine*n Mitarbeiter*in um die schriftliche Ausformulierung folgender Fragen:

  • Welche beruflichen Ziele strebst du in den nächsten 10 Jahren an? (Mag hoch gegriffen sein, doch je größer das Ziel, umso kleiner erscheinen Hindernisse auf dem Weg dorthin.)

  • Welche Unterziele für die nächsten 5 Jahre sowie für das nächste Jahr leitest du hieraus ab?

  • Was benötigst du (von mir), um deine Ziele zu erreichen?

Spoiler: Du wirst erstaunt sein, was deine Mitarbeiter*innen anstreben oder auch nicht.

Formuliere ebenfalls schriftlich, wo du deine*n Mitarbeiter*in zukünftig siehst und welche Ziele zu erreichen sind, um die Erwartungen an die aktuelle Rolle zu erfüllen. In dem Gespräch stellt ihr eure Notizen vor. Arbeitet anschließend den gemeinsamen Konsens heraus, um daraus konkrete Ziele zu formulieren. Haltet diese Ziele schriftlich mit Zeitangaben fest. Klärt die Frage, ob und in welcher Form dein*e Mitarbeiter*in Unterstützung benötigt. Nachfolgende Check-ins helfen, den Status Quo zu analysieren und ggf. die Ziele anzupassen.

HACK № 3: Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz aufzeigen

Was denkst du, wie viele deiner Mitarbeiter*innen kennen den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz? So gebräuchlich die beiden Begriffe sind, so unbekannt ihr Unterschied. Nur wer seine Ziele kennt (siehe HACK № 2), kann daraus Prioritäten und schließlich Maßnahmen ableiten, die auf das Ziel einzahlen (Effektivität). Im zweiten Schritt geht es dann darum die Aufgaben fokussiert und mit möglichst wenig Aufwand zu bearbeiten (Effizienz). Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter*innen diesen Unterschied kennen und, abgeleitet aus ihren Zielen, zunächst Prioritäten festlegen, bevor sie in die Woche bzw. den Tag starten. Dies gewinnt im Homeoffice noch mehr an Bedeutung, da eine gute Tagesstruktur maßgeblich entscheidend für die Produktivität ist.

  • Effektivität: Die richtigen Dinge tun.

  • Effizienz: Die Dinge richtig tun.

  • Produktivität: Die richtigen Dinge richtig tun.

Eigentlich ganz einfach :)

HACK № 4: Effizienz ermöglichen

Sind die Ziele formuliert und die Prioritäten abgeleitet, gilt es für ein effizientes Arbeiten zu sorgen. Genau hier liegt häufig der Knackpunkt: Durch permanente Ablenkungen kommen wir kaum zum Abschluss einer Aufgabe. Das endet oft in Frust, denn das Gefühl am Abend nichts geschafft zu haben, ist wenig befriedigend.

Nachfolgend einiger meiner Favoriten in Sachen Effizienz:

  • Alle Push-Benachrichtigungen auf dem Handy und dem Laptop ausschalten, denn es kann bis zu 25 Minuten kosten die Aufgabe fortzusetzen, die durch die Ablenkung unterbrochen worden ist.

  • Feste E-Mail-Zeiten einplanen anstatt ständig auf eine hereinkommende E-Mail zu reagieren. Auch wenn uns E-Mails beschäftigt halten, sind sie meist keineswegs effizient, da sie nicht auf unser Ziel einzahlen. In der Regel ist es völlig ausrechnet, E-Mails zwei bis drei Mal am Tag zu checken.

  • Fokustechniken wie Pomodoro anwenden: 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe arbeiten, 5 Minuten Pause und nach drei weiteren Durchgängen eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten einlegen. Zunächst erscheinen die 25 Minuten sehr lang, weil wir es kaum noch gewohnt sind am Stück an einer einzigen Sache zu arbeiten.

Lege gemeinsam mit deinem Team fest, welche Effizienztechniken ihr ausprobieren wollt und tauscht euch anschließend über die Erfolge aus.

HACK № 5: Stärken der Mitarbeiter*innen kennen und einsetzen

Mache dir bewusst, welcher Menschentyp deine Mitarbeiter*innen sind. Liebt dein Mitarbeiter*in herausfordernde Aufgaben oder bevorzugt er*sie wiederkehrende Routineaufgaben? Geht dein*e Mitarbeiter*in in der Entwicklung kreativer Lösungen auf oder ist er*sie eher der*die Umsetzer*in? Diesen unterschiedlichen Vorlieben und damit Stärken Beachtung zu schenken, ist als Führungskraft nicht immer leicht, doch allemal lohnenswert. Denn etwas von einem*r Mitarbeiter*in zu fordern, dass er*sie nur mit sehr großer Anstrengung erfüllen kann, hilft weder dir noch dem*der Mitarbeiter*in. Sprich offen mit deinen Mitarbeiter*innen über ihre Stärken und teile Aufgaben entsprechend dieser Stärken ein. Ich empfehle folgende Tests, deren Ergebnisse hervorragend im Team besprochen werden können. Das bringt nicht nur viele Erkenntnisse für dich als Führungskraft und für die Mitarbeiter*innen, sondern stärkt auch den Teamgeist.

  • Clifton StrengthsFinder 2.0

  • TheKey Menschenkenntnis

Hast du Fragen zur Durchführung einer dieser Tests auch in Form eines Teamevents, melde dich gerne bei mir.

HACK № 6: Entspannung fördern

Was Entspannung mit Leistung zu tun hat? Viel. Denn nur wer für Entspannung sorgt, kann dauerhaft produktiv arbeiten. Sei du als Führungskraft ein Vorbild und lasse Entspannung zur Routine in deinem Team werden, indem du zu gemeinsamen Entspannungseinheiten einlädst. Hier einige Ideen für bewusste Pausen im Team:

  • Entspannungsmethode: Wie wäre es mit einer wöchentlichen Session für dein Team, in der du durch eine effiziente Methode wie progressive Muskelentspannung oder Meditation führst bzw. dieses Angebot einem*r externen Trainer*in überlässt?

  • Bewegte (digitale) Pause: Gemeinsam einfache, körperliche Übungen praktizieren, um Rückenschmerzen und Verspannungen vorzubeugen. Damit förderst du nicht nur die Gesundheit deiner Mitarbeiter*innen, sondern auch das Miteinander.

  • Salat-Tag: Gemeinsamer Lunch im Office, zu dem jeder Zutaten für einen grandiosen Salat mitbringt. Schon die gemeinsame Zubereitung bringt Spaß und Entspannung.

  • Spaziergang: Gemeinsamer Streifzug durch den Kiez sorgt für Bewegung, regt den Austausch untereinander an und entlastet die Augen.

Wichtig ist, dass die Entspannungszeiten nicht als zusätzliche Arbeitszeit an den Arbeitstag angehangen, sondern vielmehr integriert werden.

Wie sorgst du in deinem Team für bewusste Pausen?

HACK № 7: Meeting-Kultur hinterfragen

Meetest du dich gefühlt zu Tode? Wenn ja, dann geht es dir, wie es mir viele Jahre als Führungskraft ging. Von einem Meeting ins andere und das fünf Tage die Woche. Mit Produktivität hatte das wenig zu tun. Ich habe begonnen, den Meeting-Marathon zu hinterfragen. Fazit: Ich habe an deutlich weniger Meetings teilgenommen und dabei nichts verpasst. Daher meine Empfehlung: Nimm die Meeting-Kultur in deinem Team unter die Lupe. Schaue dir dafür auf Wochen- und Monatsebene die Meetings an.

  • Erfüllt jedes Meeting einen sinnvollen Zweck und hat es ein klares Ziel, das auf eure Strategie einzahlt?

  • Ist die Häufigkeit bei wiederkehrenden Meetings gerechtfertigt?

  • Sind die Meetings effizient gestaltet? Dazu zählt: o Eine klar eingegrenzte Teilnehmeranzahl: Weniger ist hier mehr. o Eine möglichst kurze Dauer: einstündige Meetings sind häufig viel zu lang. o Eine klare Agenda mit anschließend kurzem Protokoll inklusive Follow-ups. o Ein festgelegter Moderator: Gerne im Wechsel übernimmt jemand aus deinem Team die Rolle.

  • Und ganz wichtig: Gibt es meeting-freie Tage, die für produktive Arbeit geblockt sind?

Wie viele Meetings braucht dein Team wirklich?

HACK № 8: Inspiration von Motivation unterscheiden

Was unterscheidet ein Stück Kohle von einem Streichholz?

Ein Stück Kohle braucht Zeit, bis es entfacht ist und brennt dafür länger als ein Streichholz, das schnell entzündet werden kann.

Ok, und was hat das mit Mitarbeiterführung zu tun?

Inspiration weckt den Wunsch zu wachsen. Wie ein Stück Kohle dauert es zunächst länger eine*n Mitarbeiter*in zu inspirieren, doch ist der Wunsch einmal geweckt, hält er lange an. Motivation hingegen lässt sich wie ein Streichholz schnell entfachen. So schnell die Entfachung, so schnell folgt das Abbrennen. Wie eine Gehaltserhöhung, die nur kurzfristig für einen Motivationsschub sorgt.

Wie also Mitarbeiter*innen inspirieren? Hier meine Top-Hacks:

  • Unternehmensvision klar kommunizieren: Warum tun wir das, was wir tun?

  • Eigene Werte kennen: Unterstütze deine Mitarbeiter*innen darin ihre Werte zu erkennen. Werte drücken aus, was uns wichtig ist, wofür wir einstehen.

  • Mitarbeiter*innen in Entscheidungsprozesse einbinden: Wer fühlt sich nicht wertgeschätzt, wenn seine*ihre Ideen wirklich zählen?

  • Vertrauen statt Kontrolle: Lerne, Verantwortung abzugeben und Mitarbeiter*innen ihren Weg zum Ziel gehen zu lassen.

  • Erfolge feiern: Zeige Wertschätzung, indem Erfolge im Team zelebriert werden, z. B. durch ein gut sichtbares Erfolgsboard.

HACK № 9: Aufstellungsübung nach dem Tuckman Modell

Hast du schon mal was von dem Tuckman Phasenmodell für die Teamentwicklung gehört? Wenn ja, prima! Wenn nein, wird es Zeit, weil es ein herausragendes Modell ist, das erklärt, warum Teams z.B. nach Umstrukturierungen nicht direkt Höchstleistungen erbringen können, da es Zeit braucht, bis jede*r seinen*ihren Platz im Team gefunden hat.

Die vier Phasen eines Teams, die unterschiedlich lang und stark ausgeprägt sein können, lauten:

  • Forming: Die Gruppenmitglieder lernen sich kennen und orientieren sich an der Führungskraft.

  • Storming: Es entstehen (unterschwellige) Konflikte und Machtkämpfe werden ausgeübt.

  • Norming: Klare Strukturen und Regeln einer kooperativen Zusammenarbeit werden getroffen.

  • Performing: Ein Wir-Gefühl in der Gruppe entsteht und die Selbstorganisation wird möglich. Erst in dieser Phase arbeitet das Team produktiv zusammen und schafft starke Ergebnisse.

Nutze das Modell als Übung in deinem Team:

  1. Zeichne die vier Phasen auf dem Boden auf (oder digital z.B. mit Hilfe von Miro).

  2. Erkläre das Modell deinem Team.

  3. Bitte dein Team, sich auf die jeweilige Phase zu stellen, wo sie sich aktuell sehen.

  4. Frage jeden Einzelnen, was es braucht, um das Team in die nächste Phase zu bringen.

Dies fördert die Reflektion des Teams über die eigene Performance enorm. Formuliert das Team eigenständig Maßnahmen, wie es näher Richtung Performance-Phase rücken kann, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das Team in die Umsetzung dieser Maßnahmen kommt.

Hack № 10: Regeln der Zusammenarbeit gemeinsam formulieren

Nicht nur, doch vor allem in Remote-Teams gewinnen klare Regeln für die Zusammenarbeit an Bedeutung. Denn das, was zuvor häufig durch die Anwesenheit festgelegt worden ist, bedarf nun einer Klärung. Hierzu gehören Vereinbarungen

  • zu Antwortzeiten auf den unterschiedlichen Kanälen (E-Mail, Messenger, Telefon). Das nimmt das Gefühl der ständigen Erreichbarkeit und erlaubt Push-Benachrichtigungen zu deaktivieren.

  • zur Transparenz über stunden- und tageweise An- und Abwesenheiten z.B. durch einen geteilten Kalender.

  • zur Vertretung bei ungeplanten und kurzfristigen Abwesenheiten wie Krankheit. Wer übernimmt welche Aufgaben, wenn ein*e Kolleg*in kurzfristig und ungeplant ausfällt? Empfehlenswert ist es, die Regeln gemeinsam mit dem Team festlegen, um die Akzeptanz und damit Umsetzung und Einhaltung der Regeln zu erhöhen. Es geht schließlich nicht nur um die Erwartungen der Führungskraft an das Team, sondern auch um die Erwartungen untereinander.

Hack № 11: Erfolge feiern

Unser Gehirn ist trügerisch. An Misserfolge erinnern wir uns bis zu fünf Mal häufiger als an Erfolge. Deswegen gilt es, Routinen zu schaffen, die Raum für das Feiern von Erfolgen einzuräumen. So kann ich empfehlen, Wertschätzung als einen Agendapunkt in die wöchentlichen Teammeetings einzuplanen oder auch ein monatliches Meeting als Monatsrückschau zu organisieren. Wie kann das genau gestaltet werden? Die Führungskraft und jede*r Mitarbeiter*in bereitet Post-its zu folgenden Fragen vor:

  • Wem im Team möchte ich wofür danken?

  • Was ist mir diese Woche/Monat besonders gut gelungen?

  • Auf welchen Erfolg können wir als Team zurückblicken?

  • Welchen Erfolg eines*r Kolleg*in möchte ich wertschätzen?

Diese Post-its werden in das Meeting mitgebracht, nacheinander laut in der Gruppe vorgetragen und an ein Board geheftet, das anschließend für das Team gut sichtbar aufgehängt wird. Für Remote-Teams bietet sich ein digitales Board an wie Miro oder Jamboard. Bedeutend ist, dass die Wertschätzung und Anerkennung sowohl von der Führungskraft als auch von dem Team ausgeht. Dies ermächtigt die Mitarbeiter*innen für ein positives Mindset im Team zu sorgen.

Viel Freude und Erfolg bei der Umsetzung der einzelnen Hacks!

Ganz wichtig: Nimm dir zu Beginn nicht zu viele Hacks auf einmal vor, sondern konzentriere dich lieber auf einige wenige. Gerne unterstütze ich bei der Vorbereitung und Umsetzung der Maßnahmen. Schreibe mir hierfür eine E-Mail an mail@katharinaklumpp.de

Veränderung beginnt mit einem einzigen Schritt.

Dieser erste Schritt ist so einfach wie ein kostenfreies und unverbindliches Gespräch, um herauszufinden, ob und wie ich dich und deine Führungskräfte unterstützen kann.

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