Katharina Klumpp - coaching & training

Feedback als Wachstumsbooster

Oft gehört und doch unterschätzt: Eine starke Feedback-Kultur. Feedback wird zum Wachstumsbooster für Organisationen und deren Mitglieder, wenn es richtig eingesetzt wird.

Was ist Feedback? Feedback kann als Rückmeldung auf ein beobachtbares Verhalten und seine Wirkung auf Dritte verstanden werden. Eine Feedback-Kultur als Teil der Unternehmenskultur fördert und fordert das Geben und Nehmen von Feedback hierarchie- und funktionsübergreifend. Eine vertrauensvolle Umgebung ist dabei die Voraussetzung.

Feedback in Unternehmen hat die Aufgabe,

  • erzielte Erfolge zu bekräftigen,

  • nicht funktionierende Arbeitsweisen zu benennen und anzupassen,

  • Fehler zu erkennen und zu beheben und

  • Eigeninitiative und Mitgestaltung zu unterstützen.

Damit ist Feedback Teil eines kontinuierlichen Lernprozesses, der die agile Anpassung an sich verändernde Bedingungen begünstigt und damit die Entwicklung der Organisation vorantreibt. Bedeutend ist, dass Feedback nicht strafend eingesetzt wird, sondern vielmehr als Wachstumschance verstanden wird. Um dies zu erreichen, gilt es, Feedback

  • klar und transparent,

  • regelmäßig und

  • wertschätzend

zu geben. Es geht um Kommunikation auf Augenhöhe unter Erwachsenen, die miteinander arbeiten, gestalten und ihre Potentiale entfalten möchten.

Mehr als eine Wahrheit

Voraussetzung eines jeden Feedbacks ist es, zu verstehen, dass es nicht DIE eine Wahrheit gibt und damit kein Falsch und kein Richtig. Das ist manchmal schwer anzunehmen, ich weiß.

Dafür ist es hilfreich, sich die Filter der Wahrnehmung anzuschauen. So durchlaufen alle Informationen, die die Umwelt für jeden Einzelnen bereithält, drei Wahrnehmungsfilter:

  • Der biologische Filter schränkt die Wahrnehmung durch die Grenzen der Sinneswahrnehmung ein. So können Menschen beispielsweise die Hundepfeife nicht hören.

  • Der soziokulturelle Filter ist geprägt durch die Erziehung und Gesellschaft, in denen wir aufgewachsen sind und leben. Dazu zählt die Kultur eines Landes, der Familie, des Freundeskreises, der Schule und die der Organisation, in der wir arbeiten.

  • Der individuelle Filter formt unsere Denkmuster. Er wird geprägt durch persönliche Erfahrungen, die wir im Laufe unseres Lebens gemacht haben.

Machen wir uns diese drei Filter bewusst, ist es offensichtlich, warum wir Situationen häufig so unterschiedlich wahrnehmen, denn: Unterschiedliche Wahrnehmungen erzeugen unterschiedliche Sichtweisen.

Ziel sollte sein, die Sichtweisen und den Blinkwinkel des Gegenübers zu verstehen (nicht zwangsläufig gutzuheißen) anstatt zu verurteilen.

Instrumente einer Feedback-Kultur

Zu einer wirkungsvollen Feedback-Kultur gehören sowohl formelle Instrumente, für die das Unternehmen Prozessleitfäden & Tools bereitstellt, wie auch informelle Instrumente, die kurzfristiges Feedback erlauben.

Formelle Instrumente

  • (Halb)jährliche Mitarbeiterentwicklungsgespräche dienen dazu, rückblickend die Entwicklung des Mitarbeitenden zu beleuchten und die Ziele für die kommenden Monate gemeinsam festzulegen. Hier bietet es sich an, sogenanntes 360-Grad-Feedback einfließen zu lassen. So wird die Sicht der Führungskraft um das Feedback von Peers, Mitarbeitenden und Kunden ergänzt.

  • In 1zu1-Erwartungsgesprächen teilen die Führungskraft und der Mitarbeitende die Erwartungen aneinander, um eine nachhaltige Zusammenarbeit zu fördern. (Siehe auch Produktivitätshack No. 1)

  • Digitale Mitarbeiterumfragebögen ermöglichen anonymes Feedback. Durch sie kann z. B. die Zufriedenheit der Mitarbeitenden abgefragt werden. Dadurch erhalten Führungskräfte und die Organisation wichtige Information zum Befinden des Teams.

  • In einer Leadership-Feedback-Session erhält die Führungskraft von ihrem Team wertvolle Rückmeldung auf ihr Verhalten. Empfehlenswert ist eine Moderation durch einen externen Dritten, um sicherzustellen, dass das Feedback konstruktiv und ehrlich formuliert wird.

Informelle Instrumente

  • Ad-hoc-Feedback dient der zeitnahen Rückmeldung auf eine spezifische Situation. Diese Art des Feedbacks lässt sich jederzeit anwenden und ist äußert effizient und effektiv, wenn es klar und wertschätzend formuliert wird. Das will geübt sein. Deswegen möchte ich im Folgenden näher darauf eingehen.

Die Power von Ad-hoc-Feedback

Wozu Ad-hoc-Feedback, wenn es doch formelle Feedbackinstrumente wie das Mitarbeiterentwicklungsgespräch gibt? Ganz einfach:

Ad-hoc-Feedback ermöglicht,

  • Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, bevor sie zum echten Problem werden,

  • hierarchieübergreifend zu kommunizieren und

  • die kontinuierliche Weiterentwicklung zu fördern und so agil auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren.

Zudem wird Mitarbeitenden durch Ad-hoc-Feedback die Angst vor den Mitarbeiterentwicklungsgesprächen genommen. Die Mitarbeitenden sollten hier nichts zu befürchten haben (leider noch viel zu häufig der Fall), denn ein Mitarbeiterentwicklungsgespräch geht im besten Fall mit den Ad-hoc-Feedbacks aus den letzten Monaten konform. Bedeutsam ist, dass Ad-hoc-Feedback zeitnah auf eine konkrete Situation gegeben wird. Nicht unbedingt am selben Tag (je nachdem wie sehr Emotionen eine Rolle spielen). Vielmehr als zwei bis drei Tage sollten zwischen Verhalten und Feedback jedoch nicht liegen, um einen Bezug zu der Situation herstellen zu können.

Ad-hoc-Feedback geben

Hier einige hilfreiche Tipps, die das Geben von Feedback erleichtern und sicherstellen, dass dein Gegenüber das Feedback annehmen kann.

Vorher

  • Bereite vor, was du sagen möchtest.

  • Wähle einen angemessenen Ort und eine passende Zeit.

Während

  • Fokussiere dich auf die Beschreibung des Verhaltens.

  • Immer schön bei dir bleiben: Sende Ich-Botschaften.

  • Gib deinem Feedback-Partner Zeit, das Gesagte zu reflektieren und Fragen zu stellen.

Abschließend

  • Beende das Feedback mit einem konstruktiven Hinweis und deinem Angebot der Unterstützung.

  • Erwarte nicht eine sofortige Verhaltensänderung – Feedback ist ein Geschenk, das angenommen werden kann oder auch nicht.

  • Wenn du eine Verhaltensänderung siehst, erkenne diese an.

SBIN-Modell

Besonders hilfreich für die Formulierung von Feedback ist das SBIN-Modell, das in vier Schritten zu einem aussagekräftigen Feedback führt. Es ist vom „The Center for Creative Leadership“ entwickelt worden, um Feedback auf Augenhöhe geben zu können.

1. Situation

Beschreibe in einem ersten Schritt die Situation, also den Ort und die Zeit, in der du das Verhalten deines Gegenübers wahrgenommen hast. Z. B. “In deiner gestrigen E-Mail…”. Vermeide unbedingt Wörter wie "immer" oder "nie".

2. Behaviour

Beschreibe das sichtbare Verhalten, dass du beobachtet hast ohne zu werten oder zu urteilen, ob das Verhalten gut oder schlecht ist. Benutze hier so viele Ich-Botschaften wie möglich. Z. B. “…habe ich gelesen, dass…”

3. Impact

Beschreibe deine Gedanken und Gefühle, die durch das Verhalten bei dir ausgelöst worden sind. Z. B. “…Dabei hatte ich das Gefühl…”

4. Next Steps

Formuliere einen Vorschlag, wie sich dein Feedback-Gegenüber in der Zukunft stattdessen verhalten könnte. Z. B. “…Das nächste Mal wünsche ich mir…”

Es ist empfehlenswert, das Feedback nach diesen Schritten schriftlich vorzubereiten, um so Klarheit und Struktur in das Feedback zu bringen. Die Vorbereitung erhöht enorm die Wahrscheinlichkeit, dass das Feedback auch mit der gewünschten Intention bei deinem Feedback-Nehmer ankommt.

Noch ein wichtiger Hinweis: Bei der SBIN-Methode geht es keinesfalls darum, Feedback zu verharmlosen, sondern vielmehr geht es darum, auszudrücken, wie das Verhalten auf dich gewirkt hat, was es mit dir gemacht hat und welches Verhalten stattdessen gewählt werden kann.

Ad-hoc-Feedback nehmen

Da Ad-hoc-Feedback nicht nur das richtige Geben verlangt, sondern auch das Nehmen, hier einige Nehmen-Tipps.

Während

  • Höre aufmerksam zu und lasse den Feedback-Geber ausreden (auch wenn du nicht zustimmst).

  • Stelle Fragen, wenn etwas unklar ist.

  • Mache dir Notizen und fasse das Gehörte in deinen eigenen Worten zusammen, um sicher zu gehen, dass du das Feedback richtig verstanden hast.

  • Teile ggf. deine Ansicht (ohne dich zu rechtfertigen). Wenn du das Feedback wenig nachvollziehen kannst, empfehle ich, es zunächst nicht zu kommentieren. Denn sobald wir in eine Rechtfertigungshaltung gehen, beginnt ein Ping-Pong-Spiel, wer Recht hat und wer nicht. Und genau darum sollte es bei Feedback nicht gehen, denn es gibt bekanntlich mehr als eine Wahrheit.

  • Bedanke dich für das Feedback.

Danach

Suche das Gespräch gegebenenfalls erneut, um deine Ansicht sachlich zu teilen. Vorteil: Du kannst Zeit und Ort bestimmen. Das stärkt deine Position. Im besten Falle hast du über das Feedback geschlafen, so dass du weniger emotional bist, klar denken und deine Sicht sachlich formulieren kannst. Entscheidend ist, dass du versuchst, das Feedback zu verstehen, auch wenn du nicht einverstanden bist. Ob und wie du dein Verhalten anpasst, obliegt dir.

Fazit

Feedback in all seinen Facetten ist ein starkes Tool zur Potentialentfaltung von Individuen, Teams und Organisationen. Entscheidend ist es, Feedback nicht als Angriff zu verstehen, sondern vielmehr als Rückmeldung auf das eigene Verhalten und damit als Chance zu lernen und schließlich zu wachsen.

Veränderung beginnt mit einem einzigen Schritt.

Dieser erste Schritt ist so einfach wie ein kostenfreies und unverbindliches Gespräch, um herauszufinden, ob und wie ich dich und deine Führungskräfte unterstützen kann.

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