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Maximale Effizienz: ChatGPT für Führungskräfte


Die Diskussion um künstliche Intelligenz (KI) und wie wir sie sinnvoll nutzen können ist kaum noch wegzudenken.


Und es gibt einen sehr guten Grund, warum auch du als Führungskraft nicht auf KI-basierte Tools wie ChatGPT verzichten solltest: Sie sind ein echter Effizienzgewinn.


Durch geschickten Einsatz kann ChatGPT dir Zeit und Nerven ersparen. So kannst du dich verstärkt um solche wichtigen Aufgaben kümmern, die dich und dein Team weiterbringen. Und vor allem kann dich ChatGPT darin unterstützen, deine Mitarbeitenden zu entwickeln, indem es eine konkrete Grundlage für die Mitarbeiterentwicklung schafft.


In diesem Blogartikel erfährst du anhand drei konkreter Anwendungsfälle, wie du ChatGPT für deine Führungsarbeit nutzen kannst.


 


Das Tool ChatGPT


ChatGPT ist ein KI-basiertes Sprachmodell, das natürliche Unterhaltungen mit menschenähnlicher Intelligenz führen kann.


Sprich: Du kannst dich mit einem Computer unterhalten, in dem du Fragen in das Tool eingibst und weiterführende Antworten erhältst.


Über diesen Link gelangst du direkt ChatGPT. Nach Anmeldung mit deiner E-Mail-Adresse kannst du das Tool mit sehr vielen Funktionen kostenlos nutzen und für dich und deine Führungsarbeit einsetzen.


Damit du wirklich sinnvolles Feedback von ChatGPT erhältst, ist es wichtig, dem Tool klare Anweisungen, sogenannte Prompts zu erteilen. Wie diese konkret lauten können, erfährst du nun bei den drei Anwendungsfällen, die ich dir vorstelle.

 



#1 Entwicklungspläne schreiben


Als ich als Führungskraft bei Zalando gearbeitet habe, stand einmal im Jahr der recht aufwendige Prozess der jährlichen Entwicklungsgespräche an.

Einerseits habe ich mich auf diese Zeit gefreut, weil die Entwicklungsgespräche die Beziehungen zu den Mitarbeitenden gestärkt haben. Andererseits graute es mir jedes Mal vor der vielen Zeit, die ich in die Vorbereitungen stecken musste.

Nicht nur, dass ausführlich geschriebene Entwicklungspläne für die eigenen Mitarbeitenden anstanden, sondern auch, das ausführlich formulierte Feedbacks zu den KollegInnen gefragt waren. Die eigene Selbsteinschätzung sollte auch noch geschrieben werden. Da kamen schnell mal 10 bis 15 Einschätzungen zusammen, die ich schreiben musste.


Angefangen auf einem leeren Blatt Papier habe ich pro Bericht ca. 2 Stunden gebraucht bis ich mit den Formulierungen zufrieden war.


Das würde heute dank ChatGPT deutlich schneller gehen.


Je nach dem welche Vorgaben du im Feedbackbogen einhalten musst, kannst du mit nachfolgenden Prompts hilfreiche Ideen für dein schriftliches Mitarbeiterfeedback erhalten:


„Schreibe mir einen Entwicklungsbericht für meinen Mitarbeiter Max. Teile den Bericht in Stärken und Entwicklungsfelder ein. Folgende Leistungen hat Max in den letzten 12 Monaten erbracht: … (führe die Leistungen stichpunktartig auf). In folgenden Bereichen sehe ich noch Entwicklungspotential: … (führe die Entwicklungsfelder stichpunktartig auf).“


Und schon erhältst du einen ersten Entwurf für deinen Bericht.


Passe den Text nun deiner eigenen Handschrift an. Entweder in dem du Sätze ergänzt, umformulierst oder streichst.


Oder du nutzt auch hier noch einmal ChatGPT mit Prompts wie z. B.: „Den Text bitte weniger sachlicher.“ oder „Den Text etwas lebendiger schreiben".

 

TIPP: Mache dir das ganze Jahr über Notizen zu den Leistungen und Entwicklungsfedern deiner Mitarbeitenden. Genau diese Stichpunkte kannst du hervorragend nutzen, um damit ChatGPT zu füttern und so erste Entwürfe verfassen zu lassen.

 



#2 Smarte Ziele konkretisieren


Im besten Falle stehen am Ende eines jeden Entwicklungsgesprächs konkrete Ziele für die kommende Periode fest.


Doch mit dem Formulieren von Zielen ist das so eine Sache. Denn solange sie nicht konkret sind, sind sie weder richtungsweisend noch motivierend.


Hier hilft die Smart-Methode. Smart steht für


S: Spezifisch - Das Ziel ist so konkret wie möglich formuliert.

M: Messbar - Das Ergebnis ist messbar.

A: Attraktiv - Der Mitarbeitende hat wirklich Lust auf das Ziel.

R: Realistisch - Das Ziel ist machbar bzw. erreichbar.

T: Terminiert - Das Ziel ist bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erreichen.

 

Ein Beispiel für ein wenig smartes Ziel: Projektmanagement-Skills verbessern.


Dieses Ziel ist weder spezifisch, noch messbar oder terminiert.

 

Genau hier kann ChatGPT helfen. Der Prompt könnte lauten: „Formuliere mir folgendes Ziel für meinen Mitarbeitenden nach der SMART-Methode: Projektmanagement-Skills verbessern. Das Ziel sollte spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden sein.“


Je nach Ergebnis, kannst du dann weiter mit ChatGPT arbeiten und weitere Prompts zur Anpassung eingeben, wie z. B. „Der Mitarbeitende soll unbedingt auch ein Zertifikat ablegen. Binde dies mit in die Zielformulierung ein.“


Auf diese Art und Weise kannst du die Ziele deiner Mitarbeitenden und natürlich auch deine eigenen Ziele weiter konkretisieren und Ideen generieren, wie das umgesetzt werden kann.


Tipp: Um gut vorbereitet in die Entwicklungsgespräche zu gehen, kannst du mit Hilfe von ChatGPT vorab trainieren, smarte Ziele zu formulieren. Gib diesen Tipp auch unbedingt deinen Mitarbeitenden mit, so dass auch sie sich vorab mit smarten Zielen auseinandersetzen. So sorgst du dafür, dass ihr im Entwicklungsgespräch gemeinsam zu starken Zielen kommt. Denn mit Wischiwaschi-Zielen ist weder dir noch deinem Mitarbeitenden geholfen!


 


#3 Team OKRs definieren


Um deine Mitarbeitenden als Team zu motivieren und ihre Leistung auf die Abteilungs- bzw. Unternehmensziele auszurichten, kannst du hervorragend mit OKRs (Objectives und Key Results) arbeiten. Sie sind ein starkes Instrument zur Zielerreichung und -verfolgung. Sie helfen dir und und deinem Team dabei, fokussiert zu bleiben und kontinuierlich auf Verbesserungen hinzuarbeiten.


Dabei sind die Objectives übergeordnete Ziele, die erreicht werden sollen. Sie beantworten die Frage, was erreicht werden soll.

Die Key Results hingegen definieren spezifische und vor allem messbare Ergebnisse und zielen auf die Frage ab, woran festgemacht wird, dass die Ziele (Objectives) erreicht worden sind.


Um den Fokus ausrichten, ist es wichtig maximal vier OKRs pro Periode (häufig pro Quartal) zu formulieren. Dabei werden jedem OKR drei bis maximal vier Key Results zugeordnet.


Hier ein Beispiel:


Objective: Der spanische Markt wird durch ein abgestimmtes Sortiment erobert.

Key Result I: Es werden 20 weitere spanische Marken ins Portfolio aufgenommen (aktuell 10).

Key Result II: Der Warenkorb im Onlineshop wird auf 120 € erhöht (aktuell 100 €).

Key Result III: 80 % aller Artikel sind im spanischen Lager verfügbar (aktuell 65 %).

Key Result IV: Der Umsatz wird um 30 % im Vergleich zum letzten Quartal gesteigert.

 

Da eine klare Formulierung von OKRs nicht immer ganz einfach ist, lassen sich hier hervorragend die Ideen von ChatGPT einbauen.


Hilfreiche Prompts können hier sein z.B. sein: „Formuliere ein OKR für das Ziel „spanischen Markt erobern“. Oder „Formuliere für unser Ziel … vier spezifische und messbare Key Results.“, wenn das Ziel (Objective) schon klar formuliert ist.


Auch hier gilt wieder: Du entscheidest, wie sehr die Objectives und Key Results zu dir und deinem Team passen. Wenn du noch nicht zufrieden bist, frag nach weiteren Vorschlägen wie z. B. : „Gib mir weitere Vorschläge für spezifische und messbare Key Results".


Im Vergleich zu den smarten Zielen, die sich auf die individuellen Entwicklungsziele der Mitarbeitenden beziehen, führen die OKRs auf die Teamziele hin.


Tipp: Im besten Falle beziehen sich die individuellen, smarten Ziele der Mitarbeitenden auf die Team-OKRs.

Auch hier kannst du wieder ChatGPT fragen: „Welche smarten Ziele lassen sich aus dem OKR „…..“ für die einzelnen Mitarbeiter ableiten?




Fazit


ChatGPT eignet sich hervorragend als Fokusschärfer, Formulierungsassistent und Ideengeber. Und genau deswegen solltest du es unbedingt für deine Führungsarbeit nutzen. Und gleichzeitig ersetzt KI wie ChatGPT natürlich nicht deinen logischen Sachverstand.


Deswegen: Was auch immer ChatGPT ausspuckt: Lies es mit Sinn und Verstand und übernehme nur das, was für dich 100 % Sinn ergibt.


Und besondere Vorsicht ist bei Zahlen, Daten, Fakten geboten. Zum einen natürlich aufgrund des Urheberrechts und zum anderen wegen der Richtigkeit.


Tipp: Das Tool Phind basiert auf ChatGPT und gibt gleichzeitig die Quellen an, auf die sich die bereitgestellten Informationen beziehen. So kannst du prüfen, ob die Quellen vertrauenswürdig sind und kannst sie vor allem auch angeben.



 

Ob ich ChatGPT bei diesem Blogbeitrag genutzt habe? Klar, ich möchte auf ChatGPT nicht mehr verzichten. Es hilft mir enorm, anzufangen zu schreiben und meine Gedanken in Worte zu fassen. Und gleichzeitig ist es mir ein großes Anliegen meine persönlichen Beispiele und Ideen mit einzubringen. Und das kann ChatGPT (noch nicht) leisten 😀.

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