Mitarbeitergespräche führen: 6 wertvolle Tipps

Hier erfährst du, wie du konstruktiv und wertschätzend Mitarbeitergespräche führen kannst.

Als Führungskraft unter anderem bei Zalando habe ich unzählige Mitarbeitergespräche führen dürfen. Von wöchentliches 1zu1, über Feedback- und Entwicklungsgesprächen hinzu herausfordernden Konfliktgesprächen. Nicht jedes Gespräch lief rund und einige Gespräche haben mich durchaus an meine Grenzen gebracht.

In diesem Blogartikel teile ich mit dir meine wichtigsten Learnings, so dass du selbstbewusst und gestärkt Mitarbeitergespräche führen kannst.

Denke daran, dass jedes Gespräch eine einzigartige Gelegenheit bietet, die Beziehung zu deinen Mitarbeitenden zu stärken, Vertrauen zu ihnen aufzubauen, sie zu inspirieren, zu motivieren und zu unterstützen.

Doch wie kannst du sicherstellen, dass jedes Gespräch konstruktiv und wertschätzend verläuft?

#Learning1 Sorge für einen regelmäßigen Austausch

Hast du schon einmal zu deinen Mitarbeitenden gesagt:

„Ich bin jederzeit ansprechbar. Meine Tür steht immer offen.“?

Was wie ein nettes Angebot klingt, ist in der Praxis alles andere als zielführend.

In der Regel zögern Mitarbeitende, ihre Führungskraft anzusprechen – sie gehen davon aus, dass ihre vielbeschäftigte Führungskraft sicher Wichtigeres zu tun hat und wollen wegen einer vermeintlichen Kleinigkeit nicht „stören“.

Und wenn sie dann doch kommen, ist es häufig schon zu spät.

Genau deswegen ist es für dich als Führungskraft so entscheidend, Mitarbeitenden regelmäßig einen festen Gesprächsrahmen zu bieten. Damit schaffst du einen Raum, in dem du durch einen engen Austausch nah an deinen Mitarbeitenden dran bist ohne zu micromanagen.

Diesen festen und regelmäßigen Gesprächsrahmen kannst du durch eine feste 1zu1-Terminserie mit jedem Mitarbeitenden etablieren.

In diesen 1zu1 lassen sich hervorragend aktuelle fachliche wie auch persönliche Themen besprechen.

Abhängig von der Anzahl deiner Mitarbeitenden und deinen sonstigen Terminen bietest du diese 1zu1 im besten Falle wöchentlich oder zweiwöchentlich an. Wichtig ist, dass du dich zu dieser Terminserie committest und die Termine nicht ständig verschiebst, weil du es doch nicht schaffst. Das ist wenig wertschätzend!

Und ja, das ist durchaus eine zeitliche Investition. Eine Investition, die sich aus meiner Erfahrung mehr als bezahlt macht. Denn woher hätte ich sonst wissen sollen, wie es den einzelnen Mitarbeitenden geht, was sie gerade beschäftigt? Und wie hätte ich mir sonst einen Überblick verschaffen können, an welchen Themen sie gerade arbeiten, wie der Stand der Dinge ist und an welcher Stelle sie noch Unterstützung benötigen? Durch diese regelmäßigen 1zu1 habe ich immerzu das Gefühl gehabt, auf dem Laufenden zu sein, ohne kontrollieren zu müssen.

#Learning2 Trenne das eine von dem anderen

 

Für konstruktive Mitarbeitergespräche braucht es eine klare Struktur, einen eindeutigen Zweck und ein klares Ziel. Um genau das zu erreichen ist es entscheidend, dass du verschiedene Themen und Anlässe nicht in einem einzigen Mitarbeitergespräch unterbringst.

Um klar, transparent und vorbereitet Mitarbeitergespräche führen können, haben sich folgende Gesprächsformen neben dem (zwei)wöchentlichen 1zu1 in meiner Führungsarbeit sehr bewährt.

Entwicklungsgespräch

Das halbjährliche Entwicklungsgespräch bietet eine wertvolle Gelegenheit, um die Fortschritte deines Mitarbeitenden zu reflektieren und zukünftige Entwicklungsziele festzulegen. Durch einen Rückblick auf erreichte Meilensteine sowie eine Analyse von Stärken und Entwicklungsbereichen könnt ihr konkrete Maßnahmen zur weiteren Förderung deines Mitarbeitenden ableiten. Der Ausblick ermöglicht es, gemeinsam an einem klaren Entwicklungsplan zu arbeiten, der die beruflichen Ziele deines Mitarbeitenden mit den Zielen des Unternehmens zusammenbringt.

Ein ausführlicher Guide für Entwicklungsgespräche ist in Kürze verfügbar. Abonniere meinen Newsletter und du wirst informiert, sobald es soweit ist.

Ad-hoc-Feedback

Ad-hoc-Feedback bietet eine unmittelbare Möglichkeit, auf ein spezifisches Verhalten in einer konkreten Situation einzugehen und darauf eine direkte Rückmeldung zu geben. Es ermöglicht eine schnelle Anpassung und Verbesserung des Verhaltens, indem es dem Mitarbeitenden unmittelbar zeigt, was gut läuft und wo Verbesserungspotenzial besteht. Diese Art von Feedback fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und stärkt die Effektivität und Zusammenarbeit im Team.

Wie du dich auf Ad-hoc-Feedbackgespräche vorbereiten kannst und was es zu beachten gilt, kannst du hier ausführlich nachlesen.

Erwartungsgespräch

Erwartungsgespräche dienen dem Zweck, die gegenseitige Erwartungshaltung zwischen dir als Führungskraft und deinen Mitarbeitenden zu klären. Das Ziel ist es, die Erwartungen aneinander explizit zu kennen, da nur solche Erwartungen erfüllt werden können, die bekannt sind.

Im Gegensatz zum Entwicklungsgespräch, das ausschließlich die Entwicklung deines Mitarbeitenden betrifft, beinhaltet dieses Gespräch die Erwartungen aneinander, sodass du als Führungskraft auch Feedback von deinem Mitarbeitenden erhältst.

Für eine offene Zwei-Wege-Kommunikation ist es hilfreich, dass dein Mitarbeitender zunächst seine Erwartungen an dich teilt und du anschließend deine Erwartungen an ihn.

Sinnvoll ist es, diese Gespräche jährlich zu wiederholt, um sicherzustellen, dass die Erwartungen kontinuierlich aktualisiert werden.

#Learning3 Vorbereitung ist Key

Ob für die (zwei)wöchentlichen 1zu1, die Entwicklungsgespräche oder das Erwartungsgespräch: Ohne Vorbereitung – das gilt für dich und deinen Mitarbeitenden - brauchen diese Gespräche nicht stattfinden, weil sie dann in der Regel wenig zielführend sind: Entscheidende Informationen werden vergessen oder wichtige Fragen nicht gestellt, weil sie gerade nicht parat sind.

Auch dauern unvorbereitete Gespräche meist viel länger, weil ihr von Hölzchen auf Stöckchen kommt und ihr euch damit von einem zum anderen Thema bewegt, ohne einen klaren Zusammenhang zu haben.

Damit sich auch dein Mitarbeitender vorbereiten kann, ist es wichtig, dass er den Aufbau, den Zweck und das Ziel des Gesprächs genau kennt. Diese Punkte vorab mitzugeben ist vor allem dann wichtig, wenn du eine neue Gesprächsform, wie z.B. das Erwartungsgespräch einführst. Denn eine Termineinladung mit dem Betreff „Erwartungsgespräch“ ohne weitere Erklärungen macht es für deinen Mitarbeitenden unmöglich sich vorzubereiten. Er ist vielmehr verunsichert, was ihn in diesem Gespräch erwarten wird.

Teile deinen Mitarbeitenden unbedingt mit, dass du eine schriftliche Vorbereitung auf die gemeinsamen Termine erwartest. Damit nimmt du sie mit in die Verantwortung für euren gemeinsamen Austausch.

#Learning4 Vermeide diese eine Frage

Für konstruktive Gespräche auf Augenhöhe brauchen deine Mitarbeitende eins: Sicherheit. Damit ist gemeint, dass sich Mitarbeitende sicher fühlen, Fragen zu stellen, Ideen einzubringen und Bedenken zu äußern. Fühlt sich dein Mitarbeitender hingegen verunsichert, ist ein konstruktiver Verlauf des Gesprächs recht unwahrscheinlich.

Und genau diese notwendige Sicherheit kann durch nur eine einzige Frage gefährdet werden: Die Frage nach dem Warum: „Warum hast du das (nicht) gemacht?"

Was im Zweifel nicht als kritische Frage gemeint war, wird in aller Regel als genau solche verstanden.

Dein Mitarbeitender fühlt sich durch diese Frage in die Ecke gedrängt und ganz nach dem Motto „Angriff ist die beste Verteidigung“ folgt eine Reihe an Ausreden – oft mit der Aussage, dass die Anderen und die Umstände Schuld sind.

Spätestens jetzt ist ein Gespräch auf Augenhöhe und damit eine lösungsorientierte Fortführung des Gesprächs undenkbar.

Deswegen: Frage anstatt nach dem Warum

👉 nach der Perspektive: Wie war die Situation aus deiner Perspektive?

👉 nach Bedürfnissen: Was hat dir gefehlt, um XY zu tun/ zu erreichen?

👉 nach Lösungen: Was brauchst du, damit du die Aufgabe bearbeiten kannst?

Auch wenn es dir in den Fingern kribbelt, versuche unbedingt die Frage nach dem Warum zu vermeiden und streiche „Wieso, weshalb, warum“ aus deinem Wortschatz, um einen wertschätzenden und zielführenden Verlauf des Gesprächs nicht zu gefährden.

 

#Learning5 Höre aktiv zu!

Hast du schon einmal von aktivem Zuhören gehört?

Aktives Zuhören ist weitaus mehr als einfach nur zuzuhören. Vielmehr geht es darum, das Gesagte zu verstehen und angemessen darauf zu reagieren. Dazu gehört es, sich auf den anderen einzulassen und sich vollständig auf ihn zu konzentrieren, indem du nonverbale Signale sendest und das Gehörte in eigenen Worten wiedergibst.

Zu den nonverbalen Signalen gehören der Blickkontakt, eine offene und zugewandte Körperhaltung und ein leichtes Nicken zur Bestätigung, dass das Gesprochene gehört worden ist. Auch kannst du mit deiner Mimik dein Gegenüber ermutigen weiterzusprechen oder Bedenken zu äußern, indem du je nach Situation lächelst oder eine ernsthafte Miene zeigst.

Um sicher zu gehen, dass du das Gesagte so verstanden hast, wie dein Gegenüber es gemeint hat, kannst du die Technik des Paraphrasierens nutzen. Damit ist die Zusammenfassung des Gehörten in eigenen Worten gemeint, wie zum Beispiel: „Habe ich das richtig verstanden, dass…?“ oder als Aussage formuliert: „Ich habe verstanden, dass….“. Wenn deine Zusammenfassung das Gesagte richtig wiedergibt, wird sich dein Gegenüber verstanden fühlen und mit einem „Ja, genau.“ bestätigen. Trifft deine Zusammenfassung die Aussage nicht genau, wird auch das dir dein Mitarbeitender mitteilen und du erfährst, was genau gemeint war.

Neben dem inhaltlichen Aspekt hat jede Aussage auch einen emotionalen Anteil. Auch diesen kannst in deinen eigenen Worten ausdrücken, um deinem Gegenüber zu signalisieren, dass du ihn verstehst. „Ich sehe gerade, wie sauer/enttäuscht/traurig/wütend… du bist.“ Dadurch wird sich dein Gegenüber mit seinen Emotionen gesehen fühlen.

Auch wenn es selbsterklärend zu sein scheint, noch ein entscheidender Hinweis: Ein ständiger Blick aufs Handy oder den Laptop macht aktives Zuhören unmöglich. Denn wenn du mit deinem Blick und deinen Gedanken bei der nächsten E-Mail bist, kannst du dich nicht voll und ganz auf dein Gegenüber einlassen.

#Learning6 Checke deine Haltung

An das aktive Zuhören knüpft deine Haltung an, mit der du in das Gespräch gehst.

Eine offene Grundhaltung mit einem herrlichen Interesse an der Perspektive und Wahrnehmung deines Mitarbeiters ist dabei entscheidend. Bedenke, dass deine Wahrnehmung subjektiv ist, genauso wie die deines Mitarbeitenden, und es nicht die eine Wahrheit gibt, auch wenn das manchmal schwer vorstellbar ist.

Die Einstellung 'Ich bin ok. Du bist ok.' ist dabei sehr hilfreich. Umso mehr du bereit bist, dich auf deinen Mitarbeitenden einzulassen, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Gespräch erfolgreich verläuft.

Vor allem schwierige Gespräche können eine Herausforderung darstellen. Es ist wichtig, vor solchen Gesprächen zu prüfen, wie es dir damit geht, um nicht wie ein Roboter, sondern vielmehr menschlich und wertschätzend in das Gespräch zu gehen.

Ich erinnere mich an ein recht schwieriges Entwicklungsgespräch, das ich führen musste. Ich war extrem angespannt und wusste nicht so recht, wie ich damit umgehen sollte, dass vor mir ein Mitarbeitender saß, der unfassbar sympathisch und hochmotiviert war, gleichzeitig aber die geforderte Leistung im Ansatz nicht bringen konnte. Ich war so gestresst, dass ich während des Gesprächs nicht in der Lage war, meinen Mitarbeitenden anzuschauen. Das war sicherlich alles andere als wertschätzend!

Deswegen ist es wichtig, dass du dir vor Gesprächen bewusst machst, in welcher Haltung du in das Gespräch gehen möchtest. Und wenn du merkst, dass es dir mit dem anstehenden Gespräch nicht gut geht, such dir unbedingt vorab eine*n Austauschpartner*in wie eine*n Kolleg*in, um deine Gedanken besser reflektieren zu können.  

Ich hoffe, dass dir diese Learnings helfen, motiviert ins nächste Mitarbeitergespräch zu gehen.

Noch eins: Übung macht den Meister*in! Reflektiere jedes Gespräch und lerne daraus, damit du mit jedem Gespräch deinen persönlichen Führungsstil stärkst.

Du hast ein schwieriges Mitarbeitergespräch vor dir und weißt nicht, wie du es angehen sollst? Gerne unterstütze ich dich in der Vorbereitung des Gesprächs, damit du strukturiert in das Gespräch gehst. Buche dir hier einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin und wir schauen gemeinsam, wie ich dir helfen kann.

Ganz viel Erfolg bei deinen nächsten Gesprächen!

Deine Katha