Das Onboarding neuer Mitarbeitender ist einer der wichtigsten Schritte, um sicherzustellen, dass sich deine neuen Teammitglieder von Anfang an gut aufgehoben fühlen und schnell produktiv werden.
Ein durchdachtes Onboarding zeigt nicht nur, dass du als Führungskraft die Bedürfnisse und Erwartungen deiner Mitarbeitenden ernst nimmst, sondern legt auch die Basis für langfristige Bindung und Zufriedenheit im Team. Es geht weit über eine formale Einführung hinaus und trägt entscheidend dazu bei, dass sich der oder die Neue von Beginn an willkommen und wertgeschätzt fühlt.
Was dich in diesem Artikel erwartet:
Pre-Onboarding: Der Grundstein für ein erfolgreiches Onboarding
Vorbereitung für den ersten Tag: Alles für einen reibungslosen Start
Der erste Tag: Ein warmer Empfang und ein strukturierter Ablauf
Die ersten Wochen: Kontinuierliche Unterstützung und Austausch
Abschluss der Einarbeitungsphase: Feedback und Reflexion
Pre-Onboarding: Der Grundstein für ein erfolgreiches Onboarding
Bereits bevor der oder die Neue den ersten Arbeitstag antritt, solltest du den Grundstein für ein gelungenes Onboarding legen. Ein gut durchdachtes Pre-Onboarding sorgt dafür, dass keine Funkstille in der oft langen Zeit zwischen dem Bewerbungsprozess und dem Arbeitsantritt entsteht. Dadurch fühlt sich der neue Mitarbeitende in seiner Entscheidung für das Unternehmen bestätigt und baut von Anfang an eine positive Bindung auf.
Beispiele für ein erfolgreiches Pre-Onboarding:
Vernetzung und Willkommensnachricht: Stelle sicher, dass sich das Team schon vorab über LinkedIn oder per E-Mail kurz vorstellt. Dies gibt dem neuen Teammitglied ein Gefühl der Zugehörigkeit und baut erste Hürden ab.
Willkommens-E-Mail: Eine detaillierte E-Mail, die den Starttermin, den Ort, die Uhrzeit und den Buddy vorstellt, ist essenziell. Auch Informationen zum Ablauf des ersten Tages und zu organisatorischen Details wie dem Mittagessen schaffen Sicherheit.
Willkommenspaket: Arbeitet dein neuer Mitarbeitender remote, schicke im vorab ein Willkommenspaket, das nicht nur Arbeitsmaterialien wie einen Laptop enthält, sondern auch kleine Snacks und eine persönliche, handgeschriebene Karte.
Vorbereitung für den ersten Tag: Alles für einen reibungslosen Start
Ein gut vorbereiteter erster Arbeitstag kann den Unterschied machen. Dein Ziel sollte es sein, dass der oder die Neue sich von Beginn an orientiert und unterstützt fühlt.
Erstellung einer Onboarding-Mappe
Eine durchdachte Onboarding-Mappe ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Einstieg neuer Mitarbeitender. Diese Mappe dient als Leitfaden, um sich schnell im neuen Arbeitsumfeld zurechtzufinden.
Der Einarbeitungsplan als wesentlicher Bestandteil der Onboarding-Mappe stellt die anstehenden Aufgaben und Verantwortungsbereiche strukturiert dar. Er gibt eine klare Reihenfolge vor, welche Aufgaben zu Beginn übernommen werden sollten, um den neuen Mitarbeitenden schrittweise in die Arbeitsprozesse zu integrieren.
Zudem werden wichtige Meilensteine definiert, um den Fortschritt während der Einarbeitung zu dokumentieren und einen Überblick über den gesamten Verantwortungsbereich zu geben.
Es wird auch festgelegt, wer von den KollegInnen für die Einarbeitung in spezifische Aufgaben verantwortlich und damit erster Ansprechpartner für den neuen Mitarbeitenden ist.
Denke daran: Onboarding ist nicht nur deine Aufgabe als Führungskraft. Binde das gesamte Team ein, um den neuen Mitarbeitenden erfolgreich an Bord zu holen.
In der Regel dauert eine Einarbeitung zwei bis drei Monate, so dass auch der Einarbeitungsplan entsprechend ausgelegt werden sollte.
Die Onboarding-Mappe umfasst darüber hinaus
eine Übersicht über die Unternehmensvision- und werte (sofern vorhanden)
ein Teamorganigramm, das aufzeigt, wer im Team für was verantwortlich ist
einen Raumplan, um sich vor allem in großen Gebäuden schnell zurechtzufinden
Liste der internen Fachbegriffe
Aufführung von internen Regelungen z.B. zu den Arbeits- und Pausenzeiten
Anleitungen zu Prozessen wie Zeiterfassung, Krankmeldungen und Urlaubsanträgen
Buddy als wichtiger Ansprechpartner
Ein Buddy spielt eine zentrale Rolle im Onboarding-Prozess, indem er als direkter Ansprechpartner für den neuen Mitarbeitenden fungiert.
Der Buddy, idealerweise ein erfahrener Kollege, unterstützt den oder die Neue(n) dabei, sich schneller im Unternehmen zurechtzufinden und sich in die Unternehmenskultur einzuleben. Er hilft bei alltäglichen Fragen, sei es zur internen Kommunikation, den Arbeitsabläufen und Aufgaben oder zu informellen Gewohnheiten im Team. Durch diese persönliche Betreuung werden Unsicherheiten abgebaut, denn hier hat der Mitarbeitende die Möglichkeit, Fragen zu stellen, die er nicht dir als Führungskraft stellen mag. Ein Buddysystem fördert damit von Anfang an ein Gefühl der Zugehörigkeit und stärkt so die Bindung des neuen Mitarbeitenden an das Unternehmen.
Wichtig ist es, den Buddy vorab auf seine Rolle vorzubereiten und zu besprechen, welche konkreten To-dos mit der Buddyrolle verbunden sind.
Hard- und Software beantragen und bereitstellen
Ein reibungsloser Start ins Unternehmen beginnt mit der rechtzeitigen Bereitstellung der notwendigen Hard- und Software. Um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeitende vom ersten Tag an arbeitsfähig ist, sollte die benötigte Ausstattung frühzeitig beantragt und eingerichtet werden. Dazu gehören ein funktionsfähiger Laptop oder PC, die notwendigen Programme und Zugänge.
Ebenso wichtig ist die Eintragung in relevante E-Mail-Verteiler sowie die Bereitstellung einer Schlüsselkarte, um den Zugang zu den Bürogebäuden und Arbeitsbereichen zu gewährleisten.
Einladungen zu Schulungen und Terminen
Die Anmeldung zu internen Schulungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboardings. Neue Mitarbeitende sollten frühzeitig zu wichtigen Schulungen wie Compliance, Arbeitssicherheit und Datenschutz angemeldet werden, damit sie diese gleich zu Beginn der Einarbeitung absolvieren können.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass sie zu allen relevanten Serienterminen, wie beispielsweise regelmäßigen Teammeetings, eingeladen werden. So wird sichergestellt, dass sie von Anfang an gut informiert und integriert sind.
Der erste Tag: Ein warmer Empfang und ein strukturierter Ablauf
Der erste Arbeitstag ist entscheidend für den weiteren Verlauf des Onboardings.
Eine herzliche Begrüßung und die Vorstellung des Teams sollten im Mittelpunkt stehen. Eine Rundführung durchs Office, das Kennenlernen der wichtigsten Räumlichkeiten wie Küche, Meetingräume und Toiletten sowie ein gemeinsames Mittagessen mit dem gesamten Team gehören ebenfalls auf die Agenda des ersten Tages.
Tipp: Organisiere, dass möglichst viele Teammitglieder im Büro sind, und nutze ein Teammeeting, in dem sich der oder die Neue vorstellen und das Team persönlich kennenlernen kann.
Plane außerdem ein erstes 1zu1 mit deinem Teammitglied ein. Diesen Termin kannst du nutzen um die Onboardingmappe vorzustellen und den Einarbeitungsplan zu erklären. Hier geht es vor allem darum dem neuen Mitarbeitenden einen Überblick zu verschaffen. Ins Detail kannst du in weiteren 1zu1 in den nächsten Tagen gehen.
Ein liebevoll eingerichteter Arbeitsplatz, vielleicht mit Blumen, Konfetti oder Luftballons und kleinen Snacks, trägt außerdem dazu bei, dass sich dein neuer Mitarbeitende willkommen fühlt.
Die ersten Wochen: Kontinuierliche Unterstützung und Austausch
Die ersten Wochen sind geprägt von der Einarbeitung und dem Kennenlernen der neuen Aufgaben. Regelmäßige, feste Austauschtermine sind in dieser Phase besonders wichtig. Sie bieten die Möglichkeit, Fragen zu klären, Prozesse zu erklären und weiterführende Aufgaben zu besprechen. Der Einarbeitungsplan dient hierbei als Grundlage.
Sorge in den ersten Wochen dafür, dass du mindestens ein bis zwei feste 1zu1 pro Woche mit deinem neuen Mitarbeitenden hast.
Besonderheiten bei Remote-Arbeit: Wenn das neue Teammitglied remote arbeitet, kann es hilfreich sein, zu Beginn täglich kurze Catch-ups einzuplanen. So kannst du sicherstellen, dass alle offenen Fragen geklärt werden und der neue Mitarbeitende sich trotz der räumlichen Distanz gut betreut fühlt.
Abschluss der Einarbeitungsphase: Feedback und Reflexion
In der Regel ist nach etwa drei Monaten die Einarbeitung weitgehend abgeschlossen.
Dies ist auch der Zeitpunkt, um das Probezeitzwischengespräch zu führen (sofern die Probezeit sechs Monate lang ist).
Dieses Gespräch bietet dem Mitarbeitenden die Möglichkeit, eigene Eindrücke, Fragen und Anliegen zu äußern.
Darüber hinaus gibst du dem Mitarbeitenden ein Feedback über seine bisherige Leistung und Arbeitsweise. Im Gespräch wird überprüft, ob die in der Probezeit gesetzten Meilensteine und Erwartungen erreicht wurden oder ob es Bereiche gibt, die noch verbessert werden müssen.
Sei hier sehr klar in deinen Formulierungen, um deinem Mitarbeitenden eine echte Chance zu geben, eventuelle Defizite rechtzeitig zu erkennen und gezielt daran zu arbeiten.
Wichtig: Führe dieses Probezeitzwischengespräche unbedingt, auch wenn die bisher erbrachte Leistung ausschließlich positiv ist. Das Gespräch verschafft Sicherheit und zeigt dem neuen Mitarbeitenden, dass du seine Leistung wertschätzt. So können Selbstzweifel erst gar nicht aufkommen.
Fazit: Ein gelungenes Onboarding legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und langfristige Zufriedenheit im Team. Indem du den neuen Mitarbeitenden von Anfang an unterstützt, klare Strukturen schaffst und regelmäßigen Austausch förderst, schaffst du die besten Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start.
Merkst du, dass dein neuer Mitarbeitender Schwierigkeiten hat, sich in die Aufgaben einzuarbeiten und den Erwartungen gerecht zu werden? Es ist noch nicht zu spät, den Kurs zu korrigieren! Lass uns in einem unverbindlichen Gespräch besprechen, wie ich dich dabei unterstützen kann, damit das Onboarding erfolgreich verläuft und dein Teammitglied sein volles Potenzial entfaltet.
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