Umso dynamischer die Arbeitsumgebung, umso größer der Zeitdruck und damit verbunden der Zeitmangel und der daraus resultierende Stress.
Und genau deswegen ist es als Führungskraft unglaublich bedeutsam, achtsam mit der eigenen Zeit umzugehen.
Um dauerhaft gesund arbeiten zu können, um sich selbst, das Team und die Abteilung zu entwickeln und um als gutes Vorbild voranzugehen.
Denn ein schlechtes Zeitmanagement der Führungskraft schlägt sich unmittelbar auf das Zeitmanagement des Teams aus. Eine Lose-Lose-Situation so zusagen.
In diesem Blogartikel erfährst, wie du mehr aus deiner Zeit machst, in dem du deinen Aufgaben- und Verantwortungsbereich genau kennst, richtig priorisierst und schließlich ergebnisorientiert delegierst.
Methode # 1: Den eigenen Aufgabenbereich genau kennen
Solange wir nicht klar über Aufgaben- und Verantwortungsbereiche und damit verbundene Erwartungen sprechen, bleiben sie diffus.
Und das führt dazu, dass im Führungs- und Arbeitsalltag immer wieder Zweifel aufkommen, ob und wie eine Aufgabe zu erledigen ist und ob nicht sogar etwas Bedeutsames ganz vergessen wird.
Durch das Verfassen eines Rollenprofils kannst du genau diese Unklarheit auflösen.
Ein Rollenprofil bezeichnet eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen, die mit einer bestimmten Position verbunden sind. Es dient dazu, die Erwartungen an eine bestimmte Position klar zu definieren, um so eine klare Orientierung über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu geben.
Schreibe dein eigenes Rollenprofil, um Klarheit über deinen Aufgaben- und Verantwortungsbereich zu gewinnen.
Beantworte dafür nachfolgende Fragen:
Was ist die Zielsetzung deiner Rolle? Wie tragen deine Tätigkeiten zum Abteilungs- bzw. Unternehmensziel bei?
Wie lauten deine Kernaufgaben, also ca. 70 % deiner wichtigsten Aufgaben? Welche Erwartungen sind an diese Aufgaben geknüpft?
Wie lautet dein Verantwortungsbereich? Was kannst du selbstständig entscheiden? Wie weit geht dein Entscheidungsrahmen und wo hört er auf?
Welche personelle Verantwortung trägst du? Führst du fachlich? Und/ oder disziplinarisch? Welche Entscheidungen kannst du hinsichtlich deines Teams selbstständig entscheiden? An welcher Stelle ist eine Absprache mit deiner Führungskraft oder der Personalabteilung notwendig (z.B. Einstellung, Abmahnung, Beförderung…)?
Wie lautet der Berichtsweg? Wer möchte wovon und in welchen Detailgrad in Kenntnis gesetzt werden?
Wer sind deine internen und externen Stakeholder, also deine AustauschpartnerInnen, mit denen du im Austausch und Kontakt stehen solltest?
Lege deine Ergebnisse anschließend deiner Führungskraft vor und besprich mit ihr, ob sie deine Ausführungen genauso sieht, oder ob es noch Ergänzungen gibt.
Das wird dir enorm viel Sicherheit geben, denn so weißt du, woran du bist und was wirklich von Seiten deiner Führungskraft von dir erwartet wird.
Tipp: Lass deine Mitarbeitenden ebenfalls ihr Rollenprofil schreiben. Geht das Profil anschließend gemeinsam durch. So können auch deine Mitarbeitenden die Sicherheit gewinnen, die sie benötigen, um ihren Aufgaben und ihrer Verantwortung eigenverantwortlich nachzukommen.
Methode # 2: Richtiges Priorisieren lernen
In der Flut der Aufgaben, die vor allem auch ad hoc reinkommen, besteht die Gefahr, vor allem solche Aufgaben zu erledigen, die dringend, aber nicht wirklich wichtig sind.
Wirklich wichtige Aufgaben sind solche Aufgaben, die einen nachhaltigen Einfluss auf das Gesamtergebnis oder auf langfristigen Ziele haben. Dazu gehören als Führungskraft z.B. die Strategieentwicklung für das nächste Quartal oder die Mitarbeiter- und Teamentwicklung.
Das Herausfordernde an diesen Aufgaben: Sie benötigen in aller Regel Zeit, um erledigt zu werden und können nicht zwischendurch bearbeitet werden.
Außerdem bedeutet die Bearbeitung dieser Aufgaben, dass die Ergebnisse nicht unmittelbar sichtbar sind. Das kann mitunter unbefriedigend und demotivierend sein.
Und genau deswegen ist die Verlockung groß, solchen Aufgaben nachzugehen, die kurzfristig ein sichtbares Ergebnis bringen und (vermeintlich) dringend sind. Dazu zählen unzählige E-Mails oder auch akute Anfragen von KollegInnen oder KundInnen.
Keine Frage, das sind Aufgaben, die erledigt werden müssen. Doch wenn wir uns schon zu Tagesbeginn ausgiebig mit genau diesen Aufgaben beschäftigen, kommen wir in aller Regel nicht mehr zu den wirklich wichtigen Aufgaben, die uns langfristig weiterbringen. Damit sind wir beschäftigt, ohne jedoch langfristig etwas zu bewirken.
Deswegen: Erstelle dir am Ende jeder Woche und am Ende jeden Tages eine Übersicht aller anstehenden Aufgaben für die kommende Woche bzw. den kommenden Tag. Markiere dabei solche Aufgaben, die dich und deine Abteilung mittel- und langfristig weiterbringen. Plane für die Bearbeitung dieser Aufgaben feste Zeitblöcke ein, in der du ungestört an den Aufgaben arbeiten kannst. Vor allem Tageszeiten, in denen du ein hohes Energielevel hast (bei mir ist das z. B. Vormittags) gehören den wirklich wichtigen Aufgaben.
Um das Priorisieren zu lernen, hilft es, dich bei jeder Aufgabe, die du bearbeitest, zu fragen: Ist das wirklich wichtig und bringt mich dieser Aufgabe wirklich weiter oder beschäftige ich mich gerade mit einer Kleinigkeit?
Methode # 3: Aufgaben ergebnisorientiert delegieren
Richtiges Delegieren ist mehr als nur die Weitergabe von Aufgaben – es ist eine Investition in die Entwicklung von Teammitgliedern und in die Effizienz des gesamten Teams.
Zwar mag es anfangs einfacher erscheinen, Aufgaben selbst zu erledigen, jedoch zahlt sich die Zeit, die in das Erklären, Nachfassen und eventuelle Korrigieren investiert wird, langfristig aus.
Der Schlüssel liegt darin, anderen die Chance zu geben, Kompetenzen zu erlangen und eigene Lösungen zu finden, besonders dann, wenn der Weg zum Ergebnis nicht strikt festgelegt ist (z.B. durch Richtlinien, die eingehalten werden müssen).
Für ein erfolgreiches Delegieren ist ein strukturiertes Vorgehen entscheidend.
Erkläre deinem Mitarbeitenden zunächst die Aufgabe und vor allem das gewünschte Ergebnis: Umso klarer du das gewünschte Ergebnis definieren kannst, umso wahrscheinlicher ist es, dass dieses erreicht wird.
Stecke ab, was im Prozess der Bearbeitung durch einen Mitarbeitenden entschieden werden darf und wo du dir eine Absprache wünscht. Teile mit, worüber du informiert werden möchtest.
Lege außerdem fest, bis wann du das Ergebnis erwartest und wann ihr euch für einen ersten Check-in über den aktuellen Bearbeitungsstand austauscht. Tipp: Setze den ersten Check-in zeitnah (max. zwei bis drei Tage), um sicherzugehen, dass die Bearbeitung der Aufgabe in die angestrebte Richtung geht.
Erkläre zudem, welchen Zweck die Aufgabe erfüllt. Dies hilft deinem Mitarbeitenden, den Gesamtzusammenhang und damit die Bedeutung der Aufgabe zu verstehen.
Lass dir anschließend die Aufgabe von deinem Teammitglied noch einmal zusammenfassen, um sicherzugehen, dass die Aufgabe verstanden worden ist.
Bei komplexen Aufgaben ist es hilfreich, die Aufgaben mit dem gewünschten Ergebnis zudem zu verschriftlichen. Das kann durch dich oder deinen Mitarbeitenden erfolgen.
Abschlussresümee: Das Bewusstsein für deinen Aufgaben- und Verantwortungsbereich, die richtige Priorisierung und die ergebnisorientierte Delegation sind Schlüsselkomponenten für deinen Erfolg als Führungskraft. Wenn noch tiefer eintauchen und dein Zeit- und Selbstmanagement auf das nächste Level bringen möchtest, dann schau dir gerne das intensive und interaktive New-Leadership-Programm an. Hier gibt es mehr Infos dazu.
Ich hoffe, dass du gleich motiviert bist einen der Methoden für ein effektives Zeitmanagement für Führungskräfte auszuprobieren
Viel Erfolg bei der Umsetzung 🙂
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